生成時間だけで判断せず、準備・作成・確認・修正を合わせて記録します。
下書きが出るまでと、仕事が終わるまでは違う
「文章がすぐ出た。」そこで時計を止めると、AIを使うための資料整理や、出力の確認が記録から抜けます。仕事を比べるなら、準備を始めてから、担当者が使える状態になるまでを同じ区切りで測ります。
記録は、準備、作成、確認、修正の四つに分けると見直しやすくなります。処理を待つ時間と人が操作する時間も、必要に応じて分けてください。時間の単位は分などにそろえ、測り始めと終わりを決めます。
同じ種類の仕事と、同じ完成条件で比べる
短い返信文と長い提案書を並べても、違いがAIによるものか判断できません。資料の量、文章の長さ、必要な確認、担当者、完成条件を記録し、似た仕事同士で比べます。
初回は操作に慣れる時間もかかります。その時間を勝手に取り除かず、初回の試行であることを残してください。少ない試行から、全社の削減効果や将来の売上まで広げて結論を出さず、今回の条件で何が起きたかを読みます。
時間と一緒に、修正の理由を残す
修正回数だけでは、誤字と重要な金額の誤りが同じ一件になります。理由を「事実の誤り」「資料の不足」「表現の調整」「形式のずれ」などに分けると、次に直す場所が見えます。
対象業務、完成条件、使用資料、準備・作成・確認・修正の時間、修正した理由、最終確認者。数字がない項目は、未測定と記録します。
品質を保てたかも一緒に見ます。確認が省かれた結果として速くなった試行を、同じ品質での改善として扱わないためです。
比べた結果から、次の一つを決める
資料の準備が重いなら、入力の形式を整える。数字の修正が多いなら、元資料との照合を足す。下書きは使えるが承認に時間がかかるなら、確認項目を共有する。結果が次の改善につながる形で記録します。
余力ができた場合は、その時間を何に使うかまで決めます。提案の準備、既存のお客様への連絡、自社の情報整理。効率化を日々の仕事に戻すところまでが、AI活用の相談内容です。